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如何安排会议现场的布置

   无论是公司内部的例会,还是公司间的谈判,都需要对会场进行适当的布置,更不用说是多方参加的大型会议了。当然,会议的性质和规模不同,对会场的布置要求也相应的大不相同。根据会议的性质,可以对会场进行如下布置:

  1.公司内部会议

  公司内部的会议一般都在公司的会议室进行,所以需要对公司会议室进行与内部会议特点相应的布置,并且一旦布置完毕之后需要长期保持,这样可以给予与会者一种熟悉而安全的感觉,从而可以促进与会者毫不分心地集中精神开好每次会议。
   会议室一般是一间宽敞、明亮且有一定隔音效果的独立房间。房间正中应当摆放一张圆形或椭圆形的会议桌,并有若干张座椅围绕在桌子周围。主席的座位应当在椭圆弧形的两极位置,主席的背后应避免有窗户或门。因为主席在开会时通常成为与会者们的注视焦点,而窗户或门又极容易吸引与会者们的注意力从而大大减弱了他们对主席的注意力。主席背后一般为一些公司宗旨的语句或公司高层重要人物的题词。另外,如果有投影仪,投影幕也应当放置在主席的背后。会议室需要有一只挂钟,一般挂在主席对面的墙上,这样可以让主席随时掌握时间,控制会议的节奏。主席两侧的墙上可以有一些关于公司内容的照片或语录,如果希望在会议上营造一种比较轻松的气氛,也可以用一些优美的大张图画来代替。适当摆放一些盆裁植物。
   会议桌上要放一两盆艺术鲜花或艺术绢花,尽量不放其它物品。以上均为会议室的必备布置,除此之外,还可以根据具体情况放置所需的其他物品,如,饮水设施、视听设备、展示公司荣誉的橱柜。当然,会议室不是展览室,除了必不可少的以外物品理应越少越好。 

  A:主席座位 B:与会者座位 C:会议桌 D:艺术鲜花

  E:投影幕布 F:照片或图画 G:展示橱柜 H:饮水机

  I:窗户 J:门 K:挂钟 L:盆裁植物

  2.公司间的谈判

  公司间谈判的会场布置与普通会议室大致相同,但需要注意的是,如果是两方会谈,最好是使用长方形或椭圆形的桌子,这样可以让双方明显的分为相对的两边,这样可以增加谈判的严肃性。如果是多方会谈,就最好使用圆桌,以示平等。

  另外,桌子上的鲜花高度不要超过30厘米,以防遮挡双方的视线。如果需要投影幕,一定不能放在某方的背后而应放在双方的一侧。其他注意事项与公司会议的会场布置基本一致。

  A:与会者座位 B:会议桌 C:鲜花

  D:投影仪幕布 E:投影仪操作 F:挂钟

  3.大型会议

  由于大型会议需要营造出庄严肃穆的气氛,所以其会场布置较之其他会议要复杂一些,下面我们对大型会议会场各个部分的布置进行介绍。

  (1)主席台的布置。由于大型会议一般都有主席台,并且往往是会议的核心,所以主席台的布置也是大型会议会场布置的重点。主席台上的会议桌和座椅一般放置在台上正中偏外一些的位置,一般需要铺上台布,上置鲜花、话筒、座签、茶杯等各种台上通常必备物品;如果有发言席,可以设在主席台座席左侧位置并安置话筒;如果需要投影展示,应当在发言席后放置投影仪,但注意不要让发言席挡住投影幕布;在主席台的上方或背后悬挂写有会议名称的横幅,一般使用红底白字。

  A:主席台坐席 B:会议桌及台布 C:主席台鲜花

  D:发言席 E:话筒 F:座签

  G:投影幕 H:会议名称横幅

  (2)会场整体布置。大型会议的会场门口处应有接待处或签到处,签到台上切配置鲜花。在会场的两边有工作台,提供材料、饮水及会间茶点;座位应有明显的区分,如媒体席,VIP贵宾席等,或按照与会者的不同单位而分别有所区分;主持人,VIP贵宾应配戴胸花。为了烘托会议气氛,根据会议主题在四周布置不同种类的艺术鲜花。如果需要进行录像,在会场的中央偏前处放置摄影机。另外,还应特别注意安全出口的畅通和卫生间位置的清晰提示。大型会议的会场整体布置:

  A:主席台 B:VIP贵宾席 C:媒体记者席 D:签到台鲜花 E:胸花 F:与会者坐席 G:签到席 H:出口 I:工作台 J:摄影机


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2005-03-01